Hay quien necesita verlo todo en orden y quien parece tener un método secreto entre montones de papeles. La buena noticia es que ser productiva no significa organizarse igual que los demás.
La agenda perfecta que nunca funcionó
Claudia empezó el lunes decidida a cambiar su vida. Compró una agenda, eligió colores para cada actividad y anotó hasta la hora de tomar café. El martes, la agenda seguía preciosa, pero los pendientes se habían multiplicado y ella estaba contestando correos mientras buscaba las llaves.
Entonces se hizo una pregunta muy sencilla: ¿por qué organizarse parecía tan fácil para algunas personas y tan complicado para otras?
La respuesta está, en parte, en nuestros hábitos. En el libro Cómo organizar productivamente su tiempo y su lugar de trabajo, de Sunny Schlenger y Roberta Roesch, la organización se aborda desde los estilos personales. La idea es reconocer cómo trabajamos, qué nos dificulta avanzar y qué herramientas pueden ayudarnos.
Porque no, queridos lectores ,no necesitas convertirte en la persona que tiene hasta los cajones etiquetados. Necesitas descubrir qué funciona para ti.
Diez estilos que quizá reconocerás, descubre cuál es el tuyo..??
- Los que saltan de una tarea a otra
Empieza un informe, recuerda una llamada, abre un mensaje y termina buscando una receta para la cena. ¡Todo en veinte minutos!
- Pros: suele ser flexible, curiosa y capaz de reaccionar ante los imprevistos.
- Contras: puede dejar tareas a medias, perder la concentración y terminar el día con muchos asuntos abiertos.
- Un consejo: anota las ideas que surjan y vuelve a la actividad que estabas realizando antes de cambiar de rumbo.
- Los perfeccionistas
Su presentación está impecable, pero sigue cambiando la tipografía cuando ya debería haberla enviado.
- Pros: cuida los detalles y procura entregar trabajos de calidad.
- Contras: puede invertir demasiado tiempo en pequeños ajustes y retrasar otras responsabilidades.
- Un consejo: establece desde el principio qué significa terminar bien una tarea y respeta ese límite. A veces ” lo mejor es enemigo de lo bueno”
- Los que evitan los detalles
Tiene grandes ideas, entusiasmo y una visión estupenda del proyecto. Lo difícil empieza cuando hay que revisar fechas, documentos y pequeños pendientes.
- Pros: puede concentrarse en los objetivos generales y visualizar posibilidades.
- Contras: los detalles olvidados pueden provocar errores y complicaciones.
- Un consejo: utilizar listas breves, recordatorios y revisiones finales para que las pequeñas cosas no se queden en el camino.
- Los indecisos
Compara opciones, pide opiniones y vuelve a comparar. Cuando finalmente decide, quizá la oportunidad ya pasó.
- Pros: suele considerar distintas alternativas antes de actuar.
- Contras: puede perder tiempo y energía buscando una certeza que no siempre existe.
- Un consejo: hay que definir los criterios y establecer un tiempo límite para tomar decisiones que no requieren un análisis interminable.
- Los que dejan todo para después
El informe puede esperar. Primero, un café; después, ordenar el escritorio. De pronto, faltan veinte minutos para la entrega. Yo les digo que son las personas del mañana.
- Pros: la presión de una fecha límite puede ayudarle a concentrarse y actuar con rapidez.
- Contras: depender de la urgencia genera estrés, errores y noches demasiado largas.
- Un consejo: dividir las tareas grandes en acciones de quince minutos y comienza por una, aunque no se tengan ganas.
- Los que descuidan el orden
Sus documentos pueden terminar en cualquier lugar y sus objetos cambian de domicilio sin previo aviso.
- Pros: quizá dedica menos tiempo a mantener una apariencia de orden y se concentra en otras actividades y en ocasiones son muy creativos.
- Contras: encontrar algo importante puede convertirse en una búsqueda del tesoro.
- Un consejo: asignar un lugar fijo a las llaves, los documentos importantes y los objetos que se utilizan a diario. ” Si no sabes donde están las cosas , para que las guardas” el hábito de ordenar se logra poco a poco.
- La que guarda todo «por si acaso»
Ese recibo de hace cinco años podría servir algún día. La caja vacía de un aparato también. Y aquella carpeta, por supuesto, no se toca.
- Pros: conservar determinados documentos y objetos puede ser útil para resolver problemas o recuperar información.
- Contras: acumular sin criterio ocupa espacio y dificulta encontrar lo verdaderamente importante.
- Un consejo: establece criterios claros para conservar, guardar, digitalizar, donar o desechar.
- Los que necesitan tenerlo todo a la vista
Su escritorio parece una exposición de notas adhesivas, carpetas y recordatorios. Si lo guarda, teme olvidarlo.
- Pros: la información visible puede ayudarle a recordar pendientes y detectar prioridades, se trabaja más rápido si los objetos están en orden.
- Contras: el exceso de estímulos puede distraer y hacer difícil distinguir lo urgente, y cuesta mantener el orden
- Un consejo: reserva una zona visible para los pendientes actuales y retira de ella todo lo que ya esté resuelto.
- Los que prefieren no ver nada a la vista.
Su escritorio está despejado, los cajones cerrados y cada documento guardado. El único problema aparece cuando se necesita encontrar algo rápidamente, el trabajo puede ser más tardado al sacar y meter todo el tiempo las cosas.
- Pros: disfruta de un ambiente visualmente tranquilo y puede reducir distracciones.
- Contras: lo que queda fuera de la vista también puede quedar fuera de la memoria.
- Un consejo: etiqueta los espacios, organiza los archivos por categorías y mantén una lista de los asuntos pendientes, hay que organizar con mucha claridad, con categorías , grupos, colores …etc.
- Los que convierte el orden en una misión
Antes de comenzar el trabajo, necesita acomodar los papeles, clasificar las carpetas y revisar si todo está exactamente donde corresponde.
- Pros: establecer sistemas claros facilita localizar documentos y repetir procesos.
- Contras: dedicar demasiado tiempo a ordenar puede convertirse en una forma de aplazar el trabajo importante.
- Un consejo: limita el tiempo dedicado a organizar y reserva la mayor parte de tu energía para ejecutar las tareas.
!El secreto no es cambiar quién eres!
Quizá te reconociste en varios estilos. Tal vez eres meticulosa con tus documentos, pero dejas las decisiones importantes para el último minuto. Nos pasa: la forma de organizarnos puede cambiar según el contexto, las responsabilidades y la etapa de la vida.
Por eso, antes de comprar otra agenda o descargar una aplicación, observa tus hábitos durante una semana. Pregúntate qué te hace perder tiempo, qué tareas pospones y qué herramientas realmente utilizas.
La organización no debería ser otra obligación en una lista interminable. Debería ayudarte a recuperar tiempo, trabajar con menos estrés y disfrutar más de tu día.
Porque el verdadero lujo no es tener el escritorio perfecto: es terminar la jornada sabiendo que tu tiempo estuvo al servicio de lo que realmente importa, y que te ayude a sentirte a gusto, con paz, con tu sistema de organización, y que veas si realmente te funciona, sino habrá que optimizar tu estilo.
Dime en los comentarios si encontraste tu estilo de ordenar y encontraste tips prácticos , para tu organización…?
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