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Los eventos están de vuelta los novios están celebrando sus bodas, nuevamente hay Primeras comuniones, cumpleaños y para este diciembre con la sana distancia los festejos navideños de las empresas

¿Sabes cómo planear un evento ?

Lo primero es saber el objetivo de la reunión y de ahí podemos partir para diseñar toda la celebración. Ya teniendo claro que vamos a festejar , se planea la hora si es en la mañana, a mediodía , en la noche

1.- ¿QUÉ?

Se refiere al tipo de reunión y estilo de servicio. Es aquí donde se define que tipo de evento se quiere realizar: desayuno, comida, almuerzo, té, cena formal, ó informal. El número de personas, el equipo y el personal de servicio del que se dispone, son los que marcan la pauta para definir el tipo de reunión que se va a hacer

Aspectos a considerar

•  El tipo de servicio se refiere a si están sentados a la mesa, ó es buffete, semi – buffete, almuerzo, desayuno, té, comida en el jardín etc.

      Los servicios son:

• El francés, el más elegante.

• El ruso utilizado en banquetes.

• El americano, que presenta los platos servidos desde la cocina.

• El inglés que se caracteriza por ser el servicio familiar.

• El buffet o semi buffet, ideal para los eventos en donde hay poca ayuda en el servicio.

• Cóctel para servicios más cortos y con poco equipo de montaje.

Las características de formalidad o informalidad con el que se realice el evento se definen:

• Por el motivo del  evento
• La edad del grupo
• El presupuesto
• El espacio con el que se cuenta, definen si el evento es más elegante, casual o bien formal o de etiqueta.

2.-¿PARA QUÉ?

Es aquí donde se definen los objetivos del evento;  se debe tener claro lo que se quiere lograr; festejar al marido o algún hijo, reunir un grupo de amigos, cumplir un compromiso con el jefe, cerrar un negocio. No hay que perder el verdadero sentido del evento, a veces se tienen, fiestas de niños, en donde lo más importante es la bebida para los adultos.

3.- ¿ A QUIÉN?

En éste momento se eligen a los invitados. Es muy importante estudiar las características del grupo, sus gustos y edad de las personas a quienes se va a invitar lo cual ayuda a escoger los platos  del menú, establecer el tipo de reunión y detalles como, cómo se van a sentar , lo que resulta un verdadero arte

El número de personas hay que pensarlo muy bien de acuerdo al espacio en la mesa, en la sala de la casa y al equipo del que se dispone. Es una descortesía que los invitados se tengan que sentar en las escaleras, o que se complete con la  “vajilla del diario” para los invitados de menos compromiso.

4.- ¿CON QUÉ?

Son los recursos con los que se cuenta: humanos, económicos y materiales. Ayuda de servicio, ayuda de los hijos y el esposo,  proveedores, presupuesto con el que se cuenta, espacio para elaborar,  preparar, y guardar los alimentos, equipo de servicio de acuerdo al menú, tiempo para invitar, comprar, arreglar la casa, elaborar el menú y llevar a cabo el arreglo personal.

La familia es un gran equipo, ¡no estas sola!, involucralos y disfruten juntos de todo el evento.

El presupuesto marca la pauta para decidir:

• El lugar
• El tipo de servicio
• La contratación de meseros
• El número de personas invitadas
• El menú
• Las bebidas alcohólicas, refrescos, aguas frescas
• Los arreglos de las mesas
• El montaje de las mesas
• La contratación de música
• La contratación de un animador
• Los detalles como: regalos para los invitados, mignardises ( pequeños bocadillos dulces,  para después de la comida)
• La contratación de un fotógrafo
• La asistencia de la prensa o de algún medio.

5.-¿CÓMO? ¿QUIÉN? ¿CUÁNDO?

CONTROL DEL EVENTO

Se refiere a los pasos que se van a seguir, para lograr el evento. Es  muy útil hacer una lista de actividades distribuyendolas de acuerdo a la importancia y al orden en que se van a ejecutar.  Y la distribución de funciones que cada persona va a desempeñar, quién va a hacer las invitaciones, quién las compras y en qué día, momento por lo que a continuación te ofrezco un formato que te va a llevar paso a paso en todo lo que tienes que pensar y planear para que el evento resulte perfecto.

Para lograr que el evento sea un éxito es necesario llevar un control, sáquele punta al lápiz y revise punto por punto, apóyese en formatos como los que se anexan, e invente los suyos que le ayuden a que no falte nada.

No se olvide de poner, los comentarios y observaciones al final del evento, siempre ayudarán a no volver a cometer los mismos errores, y a fijarnos en aquello que hace sentir a los invitados como en su casa.

¡Disfrute, organizando su fiesta, y descanse antes de recibir a sus invitados!.